POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
Dernière mise à jour 7/04/2025
La clinique de psychologie Neufchâtel est soucieuse de protéger la confidentialité des renseignements personnels qu’elle collecte et s’engage à prendre les mesures nécessaires pour s’en assurer. Conformément à la législation fédérale relative à la protection de la vie privée, la Clinique de psychologie Neufchâtel a mis en œuvre ces politiques concernant la collecte et la protection des renseignements confidentiels.
La présente politique de confidentialité vous permettra d’être informé sur les renseignements personnels que nous recueillons et ainsi vous permettre de donner votre consentement manifeste, libre et éclairé à la collecte et au traitement des renseignements personnels.
POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
POUR LES DEMANDES DE CONSULTATIONS:
Renseignements personnels recueillis par la Clinique de psychologie Neufchâtel et motifs pour lesquels ils sont recueillis
- Identification (tels que nom et prénom, numéro de téléphone, adresse courriel)
- Renseignements sur le motif de consultation, les disponibilités et les tiers payeurs
La collecte de ces renseignements permet de communiquer avec les personnes qui font une demande de consultation et vise à orienter la demande de services vers un membre de l’équipe possédant l’expertise appropriée
Moyens par lesquels les renseignements sont recueillis
Les renseignements personnels sont collectés via notre formulaire de contact sur notre site internet, via courriel, via notre boîte vocale, ou encore via un contact téléphonique pour évaluer votre demande.
Personnes ayant accès à vos informations personnelles
Seuls les psychologues gestionnaires de la clinique de psychologie Neufchâtel traitant les demandes de consultations et les professionnels de l’équipe à qui sont transmises les références auront accès aux renseignements personnels collectés en vue de répondre à la demande de consultation. Tous sont assujettis aux mêmes obligations de confidentialité et de protection des renseignements personnels.
Destruction des renseignements personnels de façon sécuritaire
Une fois un suivi débuté avec un professionnel de l’équipe, les renseignements personnels collectés pour traiter la demande de consultation seront détruits. Par la suite, c’est à ce professionnel qu’incombe la responsabilité de la protection des renseignements personnels de son client.
CONSENTEMENT (DEMANDES DE CONSULTATION)
En transmettant des informations personnelles par notre formulaire de contact en ligne, par courriel, sur notre boîte vocal ou lors d’un contact téléphonique en vue d’une demande de consultation, vous consentez à ce que nous utilisions ces informations pour traiter votre demande, ces renseignements ne seront pas utilisés, divulgués ou conservés pour des fins autres que celles décrites précédemment. Veuillez nous en aviser si vous avez laissé un numéro de téléphone comme moyen de communication mais que vous ne souhaitez pas que nous vous laissions un message lors des retours d’appels.
POUR LES CLIENTS EN SUIVIS:
Renseignements personnels recueillis par l'intervenant et motifs pour lesquels ils sont recueillis
- Identification (Nom et prénom, numéro de téléphone, adresse courriel, adresse postale, date de naissance)
- Renseignements sur l'historique, la problématique et l’évolution
- Renseignements relatifs aux services rendues et aux rendez-vous
- Informations relatives aux paiements des honoraires (dates, mode de paiements, reçus, ententes avec des tiers payeurs, facturation et autres informations connexes)
- Renseignements transmis par le client tel que des questionnaires, formulaires, grilles d’auto-observation
La collecte de ces renseignements permet à l’intervenant de communiquer avec ses clients (ex. prise de rendez-vous, changements apportés aux rendez-vous), ainsi que de faciliter la prise en charge d’une évaluation, d’un traitement et d’une continuité des soins appropriés. Certains renseignements sont utilisés pour des fins administratives et comptables, y compris le recouvrement des paiements et la facturation aux tiers payeurs.
Moyens par lesquels les renseignements sont recueillis
Ces renseignements personnels sont recueillis pendant les rencontres d’évaluation ou de suivi, par des questionnaires, formulaires ou grilles d’auto-observation ainsi que lors d’échanges courriels ou téléphoniques avec votre intervenant.
Personnes ayant accès à vos informations personnelles
Seul l’intervenant assurant le suivi a accès aux renseignements personnels collectés en cours d’évaluation ou de suivi.
Destruction des renseignements personnels de façon sécuritaire
Les renseignements personnels du client demeurent confidentiels et sous la responsabilité de son intervenant, ils sont détruits après le délai prescrit par la loi ou par l’ordre professionnel de celui-ci.
Dans leur profession encadrée par l’Ordre des psychologues du Québec, les psychologues et psychothérapeutes sont régis par un code de déontologie ainsi qu’un règlement sur la tenue de dossier. Pour plus d’informations veuillez vous référer au site de l'Ordre des psychologues du Québec.
Dans leur profession encadrée par l’Ordre des conseillers et conseillères d’orientation du Québec, les conseiller(ère)s en orientation sont régis par un code de déontologie ainsi qu’un règlement sur la tenue de dossier. Pour plus d’informations veuillez vous référer au site de l'Ordre des conseillers et conseillères d’orientation du Québec.
CONSENTEMENT (CLIENT EN SUIVI)
Le consentement du client est obtenu à la première séance. Par la suite, en continuant de participer à l'évaluation et aux séances de thérapie, vous continuez à donner votre consentement à la collecte et à l'utilisation des renseignements personnels pour les fins de traitement et de soins. Ces renseignements ne seront pas utilisés, divulgués ou conservés pour des fins autres que celles décrites précédemment. Si vous demandez à ce que des honoraires soient facturés à un tiers payeur, vous consentez à ce que des informations soient transmises par votre intervenant pour la facturation (selon les modalités propres au tiers payeur en question). Seules les informations minimales nécessaires en vue de la facturation seront transmises par votre intervenant. N’hésitez pas à vérifier avec votre intervenant pour toutes questions à ce sujet.
MINEURS:
CONSENTEMENT (MINEUR)
Pour un mineur de moins de 14 ans, le consentement à la collecte, l’utilisation ou à la communication de ses renseignements personnels est donné par le parent ou le titulaire de l’autorité parentale. Toutefois, le consentement de l’autorité parentale n’est pas requis lorsque la collecte de renseignements personnels est manifestement au bénéfice du mineur (situation médicale d’urgence ou dans le contexte d’un dossier de la protection de la jeunesse). Un mineur de 14 ans ou plus, peut lui-même donner son consentement.
LIMITES À LA CONFIDENTIALITÉ:
Certaines exceptions existent en matière de confidentialité en vertu des lois et code de déontologie en vigueur. Ainsi, des informations personnelles confidentielles peuvent être divulguées sans consentement pour :
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- Prévenir une victime potentielle, ses représentants ou les personnes susceptibles de leur porter secours lorsqu’il y a un motif raisonnable de croire qu’un danger imminent de mort ou de blessures graves menace une personne ou un groupe de personnes identifiables (ex. suicide, homicide).
-
Communiquer le dossier d’un client lorsqu’il est exigé par un juge.Répondre, sous serment, aux questions posées par la Cour en tant que témoin devant un tribunal.
-
Collaborer à l’enquête d’un coroner.
-
Signaler à la Direction de la protection de la jeunesse (DPJ) lorsque la sécurité ou le développement d'un enfant est ou peut être considéré comme compromis.
-
Répondre aux questions de son Ordre professionnel si le comportement éthique d'un professionnel fait l'objet d'une enquête.
RISQUES:
La transmission de renseignements par notre formulaire en ligne et par courriel n’est pas complètement à l’abri d’un risque d’interception par un tiers. En communiquant avec nous par courriel, vous consentez à ce mode de communication et à l’acceptation des risques qu’il comporte. Si vous ne consentez pas à l’échange de renseignements par courriels, veuillez nous en aviser en communiquant avec nous par téléphone au 418-845-8884 pour les demandes de consultation ou en avisant votre intervenant si vous êtes en suivi.
L’utilisation de plateformes des technologies de télécommunications pour des rencontres à distance peut comporter des risques, il nous est impossible d’en garantir la complète sécurité et confidentialité. En acceptant des rencontres de suivi par téléconsultation, vous acceptez les risques que ce mode de consultation comporte.
MESURES MISES EN PLACE POUR ASSURER LA SÉCURITÉ DES INFORMATIONS
Les renseignements personnels ne sont pas utilisés, divulgués ou conservés pour des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins que le client n'ait donné son consentement à cet effet.
Les renseignements personnels que nous collectons en format papier et numérique sont conservés dans un environnement sécurisé. Veuillez vous référer à votre intervenant pour les procédures spécifiques à sa tenue de dossier.
En plus des règles de déontologie propres à leur Ordre professionnel respectif, tous les membres de l’équipe de la Clinique de psychologie Neufchâtel sont tenus de respecter la confidentialité de vos informations.
Le site internet www.psychologieneufchatel.ca utilise le protocole de transfert hypertexte sécurisé (HTTPS). Ce protocole crypte toutes les données transmises entre les utilisateurs et les serveurs afin que des tiers ne puissent pas les lire ou les intercepter. Toutes les informations sensibles restent sécurisées tout au long de la transmission.
DROIT D’ACCÈS, DE MODIFICATION, DE RECTIFICATION ET DE RETRAIT
Tous les efforts sont déployés pour veiller à l'exactitude des renseignements personnels.Vous bénéficiez en tout temps d'un droit d'accès, de modification, de correction ou de suppression des renseignements personnels vous concernant.
Pour apporter des corrections à vos renseignements personnels ou les mettre à jour, pour demander le retrait d’informations ou pour toute autre question concernant la collecte et l'utilisation des renseignements personnels liés à une demande de consultation, vous pouvez communiquer avec nous par téléphone au 418-845-8884 ou via courriel à l'adresse courriel suivante : info@psychologieneufchatel.ca.
Pour les clients en suivi, puisque les informations au dossier du client sont confidentielles et que les gestionnaires de la Clinique de psychologie Neufchâtel n’y ont pas accès, si votre demande concerne les renseignements personnels collectés en cours de suivi, vous êtes invités à communiquer avec votre intervenant.
Advenant une insatisfaction quant au traitement de votre demande, vous pouvez communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels pour la Clinique de psychologie Neufchâtel.
PERSONNE RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Conformément à la législation PL64 (Loi 25), madame Carole Bouchard, psychologue et co-propriétaire gestionnaire, assume le rôle de responsable de la protection des renseignements personnels au sein de la Clinique de psychologie Neufchâtel.
Pour toutes demandes ou questions relative à la politique de confidentialité, de droit d’accès, de rectification des renseignements personnels ou pour formuler une plainte, vous pouvez communiquer avec Mme Carole Bouchard dont les coordonnées sont :
Carole Bouchard
Clinique de psychologie Neufchâtel
2425 Boul. Bastien suite 111, Québec (Qc) G2B 1B3
418-845-8884 poste 103
SI VOUS CROYEZ ÊTRE VICTIME D'UN BRIS DE CONFIDENTIALITÉ
Si vous avez été impliqué dans un incident touchant la confidentialité de vos informations personnelles, veuillez en aviser notre responsable de la protection des renseignements personnels, soit Mme Carole Bouchard psychologue, aux coordonnées ci-haut mentionnées. Nous nous engageons à faire suite à votre demande dans les meilleurs délais et à corriger toutes situations fautives le plus rapidement possible. Nous nous engageons à respecter les dispositions législatives énoncées dans la Loi canadienne sur la protection des renseignements personnels. Pour en savoir plus sur la loi 25, consulter le site du Gouvernement du Québec.
MODIFICATIONS DE LA PRÉSENTE POLITIQUE
Nous nous réservons le droit de modifier la présente politique afin de rester en conformité avec la loi et de tenir compte de tout changement dans nos processus. Veuillez consulter la date de « dernière mise à jour » figurant en haut de la présente politique pour savoir quand cette Politique a été révisée pour la dernière fois.